摘要：当前的农业高职院校档案管理已进入大数据时代，在新形势下必然要面临一场变革。本文首先分析了开拓数字化档案管理创新的重要性，接着分析了农业高职院校数字化档案面临的差距，建议从加大档案管理的软件与硬件设施建设力度、加强档案管理的数字化建设水平、加快档案利用服务的网络共享平台建设和加强档案管理人员的信息化培训工作等方面来进行创新。
关键词：大数据；农业高职院校；数字化档案管理；创新
中图分类号：G270.7;G717.24   文献标识码：A
当前，新一代移动互联网、物联网和云计算技术正快速发展，大数据背景下的档案管理正走向更智能、便捷的时代，能实现从档案数据集群中快捷获得的信息数据远超于传统档案管理模式。作为承担人才培养、科学研究、社会服务和文化传承功能的农业高职院校，极需要探索出大数据时代下档案管理的新思路，创新档案管理的新办法。
一、大数据下农业高职院校数字化档案管理创新的重要性
1.有利于农业高职院校档案管理的提质增效 
开展数字化档案管理创新，首先，能使档案管理工作效率有效提升。借助于计算机技术的快速与便捷性，档案管理就由此进入数字化阶段，这就带来工作效率的倍增效果。这就让档案利用者利用网络平台将某些档案信息以极快的速度检索并获取，随之也就能突破时空的限制，极大地节省了时间，便捷了手续，这也能在很大程度上将档案管理人员的工作量减少下来。不仅如此，还能够以极快的效率去纠正档案管理工作过程中发生的失误。与此同时，也能创造条件，为用户提供出容量更大的档案信息存储空间，从而取得解决传统档案储存空间难题的良好效果^[1]。
其次，能对档案原件实施有效保护。借助于计算机手段，可以数字化处理档案原件和数据库的存入，利用数字化后，能够将档案原件的利用次数在很大程度上减少，使档案原件的磨损降低。而且，数字档案备份也方便，对不可抗力毁灭档案资料能有效避免。第三，达到档案管理资源的有效配置。在农业高职院校各项工作快速发展过程中，逐渐增加了纸质档案及其所需空间。并且，依靠传统档案管理模式，就必须大量投入人力、物力和财力，出现比较大的管理成本。采用档案数字化管理模式，其主要通过计算机技术把档案资源数据库建立起来，可以在管理系统与网络平台上，实现档案信息的自动分类识别和存储，能使人工投入少，人力资源能节省，而且在线检索与利用也方便，这能够使档案管理资源的有限配置得到实现。
2.有利于保证农业高职院校开展数字化档案的利用服务工作 
在农业高职院校档案管理的所有工作任务中，利用服务是其首要工作。农业高职院校可以通过强化数字化档案管理的信息化水平，建立数字化档案利用服务平台，利用数据挖掘技术形成有效的数字化信息查询资源，及时、准确地为用户提供各类信息服务，确保数字化档案信息开发服务能够朝多样化的方向发展，以满足各层次用户的要求。另外，实现农业高职院校数字化档案管理的信息化，不仅能够保证教学资源的清晰化，而且还能为学校领导决策提供重要的依据，最终不断地提升学校的办学水平。
3.有利于促进农业高职院校内部管理水平的提升 
大数据的功能之一是重组以网络信息服务为中心的业务流程，形成数字化的档案管理新模式。作为肩负高等职业教育的农业高职院校，利用大数据创新数字化档案管理模式，有利于实现学校各管理部门之间信息互通、数据共享，有利于形成规范化、制度化、精细化管理考核机制，有利于建立数字化档案资源真正实现一站式平台服务，为师生服好务，促进教风、学风、工作作风好转，提升内部的服务管理水平。
4.有利于扩大农业高职院校的社会影响力 
农业高职院校还承担着社会服务的责任，而其档案资源是提供社会服务的有效渠道。因此，建立一体化数字化档案资源服务平台，将学校收集到的可公开的数据资源，如教学资源、科研成果、技术培训，甚至包括微信、社交日志信息等各种网络资源，形成中心数字化档案库，通过预索引的方式，为用户提供快速、简单、易用的资源发现及获取服务，有效地增强学校的社会影响力^[2]。
二、大数据下农业高职院校数字化档案数据特征及发展趋势
1.大数据下农业高职院校数字化档案数据特征
其数字化档案数据特征主要体现在两大方面。一方面，规模剧增的档案数据资源。在农业高职院校快速发展的过程中，一些保存价值大的科研、教学、管理等文字、图表、声像等不同形式、载体的档案信息大量产生，这些都需要在档案信息系统输入，并全文扫描存档重要的档案资料。档案数据资源的海量增长使资源数据库规模巨大，随之增大了农业高职院校的档案规模，这就加大了档案采集工作的压力。另一方面，种类多样化的档案数据。农业高职院校不少属于多校合一，办学能向几十年前追溯，其档案治疗的种类繁多由此形成，且存在很大的流动性。当前，职业教育获得国家大力倡导，高职院校主要培养社会需要的应用型和技能型人才，而且其教学科研和管理等多方面管理逐渐规范化，档案数据资源的多样化种类由此而形成。
2.大数据下农业高职院校数字化的发展趋势 
这种发展趋势主要呈现在三“化”方面：一是智能化。农业高职院校档案管理在大数据形式下，开始呈现很大变化。随着农业高职院校办学需求的增加，资料的数量也在呈几何数增加，而资源数据的增长也呈现爆炸式增长，目前档案发展的趋势显然是传统档案管理模式所无法胜任的，这就必然要求档案管理走上数字化之路。要将大数据技术运用到档案信息的采集、整理、归纳等常规工作过程之中，能带来档案管理的效率与水平的极大提高，并有效优化档案的传递与共享。由此可见，智能化是档案管理的大势所趋。二是多元化。高职院校处于大数据时代，其档案管理涉及的面更广，种类日益多元化。高职院校的档案管理不仅有教学科研，而且还有学生管理等。面对日趋多元化的多种多样档案信息，把各种档案信息采用大数据的相关技术来进行处理，显然很有必要，这对多元化的档案管理发展有利。三是系统化。基于大数据背景下，办公的无纸化得到大力推广运用，这成为档案数字化管理顺利实现的关键。实现档案管理数字化，还有利于实现传统单一的档案管理模式的现代化转变，以便可以更加便捷、更加高效地管理与储存档案信息。这就需要不断地进行档案信息管理系统建立与完善工作，从而奠定档案管理效率有效提升奠定良好的基础^[3]。
三、农业高职院校数字化档案管理与大数据时代的差距
1.陈旧的档案管理观念 
面对大数据的发展形势，不少农业高职院校人才缺乏问题突出，特别是缺少具有先进理念和较强信息处理能力的复合型人才。其不具备档案数字化管理的新特点和要求的了解，在观念上也存在相当多的误区，重视程度不够；另外，不少数字时代的档案管理人员，其思想意识尚停留在传统时代，满足于现状，不求进取，不能认识到数字化管理的便利性，依旧固守传统工作经验和管理方式，无法将数字化工作顺利推进，这就不利于档案管理工作的与时俱进。
2.落后的档案管理模式 
就目前来看，许多农业高职院校的档案管理依旧属于传统模式的以纸质档案为主的档案管理，整体基础不强。数字化管理的局域网建设、单机信息收集等虽然在少数农业高职院校有所开展，依旧属于表面的浅层工作性质，尚且未充分采用人工智能、大数据技术来深入整理和加工分析档案数据信息，难以满足用户的基本需求，这就造成档案管理模式整体处于僵化、落后状态，无法真正发挥好档案价值。
3.基础设施建设不到位 
目前，相当多的农业高职院校档案管理信息化水平还较低，没有建立适应大数据需要的基础设施和局域网，不能承担数据增长需要的存贮、计算功能。例如，相当多的农业高职院校档案馆或室没有安装完善的软件和硬件设备，不能运用计算机对主要数据信息进行处理，整体的数字化基础设施不到位，进而不能适应大数据时代对数字化档案信息的管理。
4.管理制度不能适应大数据时代要求 
当前，农业高职院校的档案管理相关制度大多基于传统管理模式而建立的，对于大数据时代数字化档案管理应该建立怎样的制度还没有规范的体系，进而不能适应大数据时代对数字化档案信息化统一管理的要求。此外，关于数字化档案信息安全及利用服务的相关问题还没有系统研究，导致其信息化管理技术以及制度不够完善^[4]。
5.管理人员缺乏信息化管理水平 
在农业高职院校档案管理队伍中，其管理人员普遍存在年龄偏大，知识老化，档案管理知识不够系统、全面，信息化管理水平低等问题，进而给高职院校强化数字化档案信息化管理的实现，不可避免地带来了相当大的影响。
四、大数据背景下农业高职院校数字化档案管理创新建议
大数据时代带来了数字化档案管理的新问题、新内容和新形式，农业高职院校档案管理如何去适应大数据时代的新要求，大力开展数字化档案管理创新，建议采取如下一些措施。
1.加大档案管理的软件与硬件设施建设力度 
档案管理迈入大数据时代，而大数据的获取、存储、处理、管理、应用及服务等需要支持其功能的软件与硬件设施。作为只有十多年历史的中国高等职业教育，其在档案管理方面主要还是运用纸质、影音和图片等形式，虽然购置了部分计算机设备主要还是应用于办公与文字处理，在档案管理方面还没有采用计算机设备、多媒体技术设备、录入系统以及存储等硬件设备，配套档案管理的查询系统、数据库软件、信息安全软件以及计算机操作系统软件等设施。随着现代信息技术的发展，数字化档案已成为高职院校档案资源的主要来源，对其进行保存与利用的设施设备相应需要更新或增加。因此，高等职业技术学院应当加大对档案信息化投入软件和硬件设施建设的投入力度。
2.加强档案管理的数字化建设水平 
虽然大多数农业高职院校发展历史不长，但其文化积淀却可追溯长远，其传承大多是以纸质档案存在的，这是学校发展的基础与动力。因此，为了适应大数据时代档案数字化的要求，高职院校首先要利用先进的录入工具将传统存档的资料转变成数字化存储格式，同时制定相关的数字化文件规范保证归档资料为电子文档。其次，农业高职院校应制定规范的数字化档案归档管理制度，明确数字化档案归档的格式、时间及标准，做到有效数字化档案资源能及时归档。第三，在学校校园网平台上建立数字化档案入库与检索平台，保证学校各类数字化档案资源能快捷上传入库，同时让工作人员开发高效的检索工具，实现模糊检索、多关键词检索以及多范围、多角度的检索，方便用户随时随地都能检索到需要的资料，最大程度地实现资源共享。
3.加快档案利用服务的网络共享平台建设
首先，各农业高职院校要建立数字化档案利用服务网络平台。当今时代，网络普及性要求农业高职院校应从顶层来设计网络并对校园信息化设施进行完善，强化网络环境，建立数字化档案管理利用服务平台，制定相关的运行制度，设置平台的使用权限，使用快速搜索引擎窗口，同时建立数字化档案资源社会化共享服务终端，以实现远程信息存取传递。其次，深挖学校文化内涵，发挥文化传承作用。农业高职院校大多是由原办学经验丰富的中等技术学校转型升级而来，拥有着众多的师德高尚、经验丰富的教师，他们用毕生心血总结了许多的教学经验和案例。档案管理者可通过数据挖掘技术来把这些珍贵的资料存储成数字化文件形式，由此可对资料能有效保存好，以免查阅过程中发生损坏，又可以通过局域网让其他用户查阅，充分发挥档案的文化传承教育作用。第三，各农业高职院校要加快丰富数字化资源建设进度，以满足不同层次网络用户的需要。作为承担社会服务功能的高等职业技术学院，要制定学校数字化资源建设规划，对数字化资源利用服务平台进行顶层设计，明确不同层次建设任务的责任人和完成时间表，不断地丰富其网络平台数字化资源，以扩大学校的社会影响力，提高学校的整体教学水平。
4.加强档案管理人员的信息化培训工作 
当今，信息技术飞速发展，大数据背景下新技术、新手段层出不穷。作为农业高职院校的数字化档案管理者，首先应该具有良好的职业道德，还应在管理档案的专业知识和能力方便，比较过硬，此外，还应掌握其他一些与档案管理相关的知识，这些知识包括数据库等技术操作，熟悉数据挖掘、存贮与处理等一些先进的信息技术。但从目前农业高职院校数字化档案管理队伍现状来看，远远不能适应大数据时代要求。因此，除了引进具备信息技术的高校毕业生充实档案工作队伍外，加强对现有人员的信息化技术培训工作就显得非常重要了。各农业高职院校要分析档案人员现状，制定适合自己的培训提高方案，通过强化档案管理技术、方法和手段等内容进行培训，提高他们对计算机网络、信息设备以及档案数据信息库等方面的操作水平。